POLÍTICA DE PRIVACIDAD DEL CENTRO DE ESTUDIOS MÉDICOS INTERCULTURALES
Esta política de privacidad (en adelante "La Política") establece la manera como el Centro de Estudios Médicos Interculturales, organización sin ánimo de lucro domiciliada en la Calle 12 no. 3A-21 del Municipio de Cota, Cundinamarca, identificado con NIT 900.084.698-5, con correo electrónico: oficialdedatos@cemi.org.co y número telefónico +57(1) 313-262-5103 (en adelante el CEMI), recolecta y trata los datos personales de terceros (en adelante “Datos Personales”).
1. GENERALIDADES
El dato personal es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, como el nombre, la edad, el sexo, el estado civil, el domicilio, entre otros. Estos datos pueden almacenarse en cualquier soporte físico o electrónico y ser tratados de forma manual o automatizada.
Son datos de carácter personal:
a) Dato privado: “Es el dato que por su naturaleza intima o reservada sólo es relevante para el Titular”.
b) Dato semiprivado: “Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV” de la Ley 1266.
c) Dato público: “Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados”, de conformidad con la Ley 1266 de 2008. “Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas”.
La Ley establece las siguientes categorías especiales de datos personales:
a) Datos sensibles: Son “aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así́ como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos”.
La Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de datos sensibles con excepción de los siguientes casos: (i) cuando el Titular otorga su consentimiento, (ii) el Tratamiento es necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado, (iii) el tratamiento es efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad, (iv) el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, y (v) el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, en este último caso deben adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
b) Datos personales de los niños, niñas y adolescentes: Se debe tener en cuenta que aunque la Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza son públicos, la Corte Constitucional precisó que independientemente de la naturaleza del dato, se puede realizar el tratamiento de éstos “siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto a sus derechos prevalentes”.
La ley define los siguientes roles:
a) Responsable de Tratamiento: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos”. El CEMI, de acuerdo con la ley, es Responsable de Tratamiento de datos personales contenidos en sus bases de datos,
b) Encargado del Tratamiento: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento”.
1.1 DISPOSICIONES GENERALES ESTABLECIDAS EN LA LEY 1581 DE 2012 PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
El titular tiene el derecho constitucional a conocer, actualizar y rectificar la información recogida en bases de datos. Considerando el modo de conservación de una base de datos, se puede distinguir entre bases de datos automatizadas que se almacenan y administran con la ayuda de herramientas informáticas y bases de datos manuales o archivos cuya información se encuentra organizada y almacenada de manera física.
1.2 DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
El CEMI tiene la calidad de Responsable del Tratamiento frente a las bases de datos que cree. Son deberes del CEMI los siguientes:
a) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
b) Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la citada ley.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la citada ley.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
1.3 DERECHOS DE LOS TITULARES
Los Titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
e) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
2. POLÍTICAS
El CEMI cumplirá con toda la normatividad legal vigente colombiana que dicte disposiciones para la protección de datos personales.
Políticas específicas relacionadas con el tratamiento de Datos Personales:
a) El CEMI obtendrá la autorización por medio de un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitio web, o también de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita su posterior consulta a fin de constatar de forma inequívoca que sin el consentimiento del titular los datos nunca hubieran sido capturados y almacenados en medios electrónicos o físicos. Así́ mismo se podrá obtener por medio de conductas claras e inequívocas del Titular que permitan concluir de una manera razonable que este otorgó su consentimiento para el manejo de sus Datos Personales.
b) El CEMI solicitará la autorización a los Titulares de los datos personales y mantendrá las pruebas de ésta, cuando en virtud de sus fines sociales realice actividades de promoción, divulgación y capacitación, realice invitaciones a charlas, conferencias o eventos que impliquen el Tratamiento de Datos Personales con una finalidad diferente para la cual fueron recolectados inicialmente.
c) En consecuencia, toda labor de tratamiento de Datos Personales realizada por el CEMI deberá corresponder al ejercicio de su objeto social o a las finalidades mencionadas en la autorización otorgada por el Titular, cuando la situación así lo amerite. De manera particular, las principales finalidades para el tratamiento de Datos Personales que corresponde al CEMI desarrollar en ejercicio de sus funciones legales se relacionan con los siguientes objetivos y misión:
Misión “Contribuir al desarrollo de una política intercultural de salud, mediante el estudio, la evaluación, el diseño y la aplicación de estrategias de atención en las que se amplía la noción del concepto salud-enfermedad, considerando los aspectos culturales y ambientales”.
Objetivos:
- Estudiar, investigar, diseñar y promover estrategias y modelos que contribuyan a la implementación de una política intercultural de salud.
- Estudiar y definir factores condicionantes que permitan ampliar la noción del concepto salud-enfermedad y la praxis del actual modelo biomédico.
- Evaluar, diseñar, promover y aplicar programas nacionales, regionales o locales de prestación de servicios de salud, considerando en particular los aspectos culturales y ambientales relacionados.
- Gestionar ante las ramas del poder público la expedición y aplicación de leyes y normas que contribuyan al desarrollo de una política intercultural en salud.
- Diseñar, coordinar y ejecutar procesos de formación de agentes de salud que consideren las particularidades culturales de las comunidades, así como su relación con el entorno.
- Desarrollar y asesorar programas y proyectos de estudio de los sistemas tradicionales de salud que contribuyan a su conocimiento, protección, recuperación, promoción y encuentro con la medicina moderna.
- Construir programas académicos de formación de profesionales cuyo perfil de egresado contribuya a los objetivos del CEMI.
Y particularmente los siguientes fines específicos:
- En relación con la PÁGINA OFICIAL DEL CENTRO DE ESTUDIOS MÉDICOS INTERCULTURALES Y PÁGINA OFICIAL DEL JARDÍN BOTÁNICO MEDICINAL DE COTA: Administrar el funcionamiento del Sitio y para divulgar la información allí contenida, respetar los derechos sobre Materiales e información subida al Sitio y para recibir notificaciones del Sitio y/o del CEMI respecto del contenido y actualizaciones del Sitio.
- En relación con los empleados y contratistas: (i)Evaluar el perfil de los aspirantes a vincularse laboralmente o por prestación de servicios, y verificar sus antecedentes académicos, laborales, personales, familiares, y demás requeridos para la contratación; (ii) vincular al trabajador o contratista, al registro en los sistemas de gestión para el desarrollo de los procedimientos contables, logísticos y financieros relacionados con su labor o servicio; (iii) realizar la vinculación, afiliación o reporte de novedades asociadas al sistema general de seguridad social, así como las demás obligaciones asistenciales y prestacionales de índole laboral al igual que realizar las novedades laborales que afecten la liquidación y pago de nómina; verificar el pago de la seguridad social de los trabadores independientes.
- En relación con los beneficiarios de los programas y proyectos en los que participa, desarrolla, ejecuta o colabora el CEMI. (i) Registrar la información de los beneficiarios de los programas y proyectos en los sistemas de gestión del CEMI, para la planeación, desarrollo, evaluación, seguimiento de los programas y proyectos relacionados con la misión del CEMI. (ii) Realizar actividades de divulgación y promoción de los programas y los proyectos en curso. (iii) Propiciar la participación de grupos de interés en las convocatorias que abra el CEMI, o terceros. (iv) Enviar información y reportes a donantes, financiadores y/o entidades colaboradoras sobre el desarrollo de las actividades, avances, resultados y cualquier otra información vinculada a los programas y proyectos en curso. (v) Promover la realización de actividades académicas.
d) El Dato Personal sometido a Tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. El CEMI mantendrá la información bajo estas características siempre y cuando el titular informe oportunamente sus novedades.
e) El Titular, directamente o a través de las personas debidamente autorizadas, podrá consultar sus Datos Personales en todo momento y especialmente cada vez que existan modificaciones en las Políticas de Tratamiento de la información.
f) El CEMI suministrará, actualizará, ratificará o suprimirá los Datos Personales a solicitud del Titular para corregir información parcial, inexacta, incompleta.
g) Cuando le sea solicitada información, ya sea mediante una petición, consulta o reclamo por parte del Titular, sobre la manera como son utilizados sus Datos Personales, el CEMI entregará dicha información.
h) A solicitud del Titular y cuando no tenga ningún deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos del CEMI los Datos Personales serán eliminados.
i) Las políticas establecidas por el CEMI respecto al tratamiento de Datos Personales podrán ser modificadas en cualquier momento. El CEMI notificará a los titulares de la información personal, de cualquier modificación sustancial a la Política por medio del Sitio web y de los correos electrónicos y obtendrá la debida autorización del titular cuando se realice un cambio en la finalidad del tratamiento de la información personal.
j) Los Datos Personales solo podrán ser tratados durante el tiempo y en la medida que la finalidad de su tratamiento lo justifique.
k) EL CEMI será más riguroso en la aplicación de las políticas de tratamiento de la información cuando se trate del uso de datos personales de los niños, niñas y adolescentes asegurando la protección de sus derechos fundamentales.
l) Cuando el tratamiento de datos se relacione con los beneficiarios, de programas y proyectos que pertenezcan a comunidades étnicas, los datos sensibles solamente se tratarán con su consentimiento expreso asegurando la protección de sus derechos fundamentale y bajo los principios éticas propuestos por el CEMI y el Grupo de Estudios en Sistemas Tradicionales de Salud para Pueblos Indígenas, aplicables a otros grupos étnicos en lo pertinente (Anexo 1)
m) Los Datos Personales sujetos a tratamiento serán manejados proveyendo medidas humanas y técnicas para su protección, brindando la seguridad de que ésta no pueda ser copiada, adulterada, eliminada, consultada o de alguna manera utilizada sin autorización o para uso fraudulento.
n) El Titular de los datos personales puede ejercer, principalmente, sus derechos mediante la presentación de consultas y reclamos ante el CEMI, en su sede cuyo domicilio es la Calle 12 no. 3A-21 del Municipio de Cota, Cundinamarca y por el correo electrónico oficialdedatos@cemi.org.co El CEMI resolverá su pregunta o consulta dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha en que la pregunta o consulta sea recibida.
ñ) Cuando exista un Encargado del Tratamiento de Información de Datos Personales, el CEMI le suministrará información veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Adicionalmente le comunicará de manera oportuna todas las novedades a que haya lugar para que la información siempre se mantenga actualizada.
o) En el caso de existir un Encargado del Tratamiento de información de Datos Personales, el CEMI le suministrará según el caso, información de Datos Personales de aceurdo con la autorización dada por el Titular.
p) Cuando exista un Encargado del Tratamiento de información de Datos Personales, el CEMI le exigirá que se respeten las condiciones de seguridad y confidencialidad de la información del Titular.
q) Si el CEMI realiza el tratamiento de la información personal por medio de un tercero, mantendrá vigente con ese tercero un contrato de transmisión o de trasferencia, según el caso, para proteger y salvaguardar en debida forma dicha información personal.
r) EL CEMI implementará procedimientos para garantizar el cumplimiento de sus políticas de tratamiento de la información personal.
s) El CEMI implementará el aviso de privacidad al momento de recolectar datos personales.
Principios éticos propuestos por el CEMI (disponibles como ANEXO 1)